Praca zdalna w 2026 roku: jak pracodawca formalnie ureguluje zasady

Praca zdalna w Polsce jest od 2026 roku regulowana formalnie: pracodawca ma obowiązek wprowadzić jasne zasady jej wykonywania, a praca może być wykonywana w całości lub częściowo poza siedzibą firmy, w miejscu uzgodnionym z przełożonym.

Czym jest praca zdalna i gdzie może być wykonywana?

Praca zdalna to forma świadczenia pracy, w której pracownik wykonuje obowiązki poza zakładem, zwykle w domu. Może to być model całkowity albo częściowy, czyli część tygodnia w biurze, a część poza nim. Miejscem pracy zdalnej może być m.in. adres zamieszkania pracownika, o ile strony tak ustaliły.

Kodeks pracy wskazuje, że o świadczeniu pracy zdalnej decydują strony stosunku pracy – pracodawca i pracownik. Nie jest to więc jednostronna decyzja firmy, lecz uzgodnienie, które ma wyraźną podstawę prawną.

Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Pracodawca może odrzucić wniosek o pracę zdalną wyłącznie w dwóch sytuacjach: gdy brak mu możliwości organizacyjnych albo gdy charakter wykonywanej pracy na to nie pozwala. Każda inna motywacja, np. preferencja przełożonego, nie daje podstaw do odmowy.

Odpowiedź na wniosek ma swój termin. Pracodawca powinien poinformować pracownika o odmowie w ciągu 7 dni roboczych od otrzymania wniosku. Zaniedbanie tego terminu stawia firmę w niekorzystnej pozycji, bo milczenie nie zastępuje formalnej decyzji.

Kto i w jaki sposób ustala zasady pracy zdalnej?

Zasady pracy zdalnej mogą wynikać z zakładowego układu zbiorowego pracy, protokołu dodatkowego, porozumienia albo regulaminu. Porozumienie zawiera się z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi, przy czym próg wynosi 5% pracowników zatrudnionych w firmie.

Co zrobić, gdy w zakładzie nie działa żaden reprezentatywny związek? Wtedy rolę partnera do rozmów pełni organizacja zrzeszająca największą liczbę pracowników. Jeżeli rokowania albo projekt porozumienia nie doprowadzą do jego zawarcia, pracodawca może wydać regulamin – po upływie 30 dni od rozpoczęcia tych działań.

Niezależnie od formy dokumentu zasady muszą jasno określać obowiązki pracodawcy wobec osoby pracującej zdalnie.

Czy istnieją prace, których nie da się wykonywać zdalnie?

Tak. Obowiązujące przepisy wskazują konkretne rodzaje prac, przy których praca zdalna jest zakazana. Pracodawca nie może zatem objąć nią stanowisk znajdujących się na tej liście, nawet gdyby pracownik tego chciał.

Osobną kwestią jest polecenie pracy zdalnej. Pracodawca może je wydać, jednak tylko wtedy, gdy pracownik złoży oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych umożliwiających wykonywanie obowiązków w domu.

Czym jest praca zdalna okazjonalna?

Praca zdalna okazjonalna to sposób na jednorazowe, krótkie wykonywanie obowiązków poza firmą. Pracownik może zażądać takiej formy na swój wniosek, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.

Warto zwrócić uwagę, że przy pracy okazjonalnej nie stosuje się części zasad przewidzianych dla regularnej pracy zdalnej, w tym reguł dotyczących uzgodnienia i zasad wykonywania. Kontrolę w zakresie BHP oraz ochrony danych przeprowadza się natomiast na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Co to oznacza dla Ciebie?

Jeśli pracujesz w firmie, która nie ma spisanych zasad pracy zdalnej, warto zgłosić ten temat działowi kadr lub przełożonemu jako sprawę wymagającą uregulowania. Dla pracownika oznacza to większą przewidywalność: wiesz, w jakim terminie usłyszysz odpowiedź i na jakich podstawach może zapaść odmowa.

Jeśli prowadzisz firmę, najważniejsze jest zaplanowanie procesu z wyprzedzeniem. Od rozpoczęcia rozmów do ewentualnego wydania regulaminu upływa określony czas, a uregulowanie obowiązków pracodawcy w dokumencie chroni zarówno firmę, jak i zespół. Warto też sprawdzić, które stanowiska są objęte zakazem pracy zdalnej, zanim pojawi się wniosek.