Praca zdalna a stała placówka PE: ryzyka cen transferowych w grupach

Sprawdź, jak praca zdalna pracowników grup kapitałowych może prowadzić do stałej placówki PE i wpływać na podział zysków w cenach transferowych.

Praca zdalna pracowników grup kapitałowych może prowadzić do powstania zakładu zagranicznego (stałej placówki PE) w państwie, w którym pracownik fizycznie wykonuje kluczowe funkcje, a także wpływać na to, jaki zysk przypisuje się poszczególnym jednostkom grupy w cenach transferowych.

Czym jest stała placówka PE i kiedy powstaje przy pracy zdalnej?

Stała placówka PE powstaje wtedy, gdy przedsiębiorstwo prowadzi działalność w innym kraju w sposób trwały i ma tam realną bazę operacyjną. Przy pracy zdalnej kluczowe jest to, że domowe biuro pracownika może zostać uznane za taką bazę. Nie wystarczy więc, że pracownik jest formalnie zatrudniony w jednym państwie. Liczy się to, gdzie faktycznie wykonuje swoje obowiązki.

Zasadnicze progi wyglądają następująco:

Kryterium	Wartość progowa	Co to oznacza w praktyce
Stałość placówki	50% czasu pracy w ciągu 12 miesięcy	Regularna praca z jednego kraju może osiągnąć próg bez formalnego biura
Permanentność	Ponad 6 miesięcy pracy	Dłuższy, ciągły pobyt zwiększa ryzyko uznania za placówkę
Przyczyna handlowa	Komercyjna przyczyna pracy w innym państwie	Sam fakt pracy zdalnej z wygody pracownika to za mało, ale powód biznesowy już wystarcza do oceny
Charakter funkcji	Kluczowe funkcje biznesowe	Funkcje przygotowawcze lub pomocnicze zwykle nie tworzą placówki

Warto zauważyć, że oba progi czasowe działają równolegle. Pracownik, który przez pół roku pracuje z jednego kraju w sposób ciągły i wykonuje tam funkcje o istotnym znaczeniu dla biznesu, może wywołać ocenę, mimo że nigdy nie wynajęto tam biura.

Jak praca zdalna wpływa na przypisanie zysku w grupie?

Podatek od zysku zależy od tego, jakie funkcje, ryzyka i aktywa są przypisane do poszczególnych podmiotów. Według zasad OECD rozstrzyga to, co ludzie faktycznie robią, a nie to, gdzie znajduje się biuro. Zmiana lokalizacji pracownika może więc przesunąć część uzasadnionego zysku do innego państwa, nawet jeśli dokumenty pozostają bez zmian.

Dla grup kapitałowych ma to szczególne znaczenie w przypadku wartości niematerialnych (IP), które bywają kluczowe dla wielu grup międzynarodowych. Jeśli osoby odpowiedzialne za rozwój lub zarządzanie tymi aktywami pracują z innego kraju, organy podatkowe mogą zakwestionować dotychczasowy podział zysku.

Jakie sytuacje są najbardziej ryzykowne?

Najczęściej pojawiają się trzy scenariusze:

Dyrektor finansowy zatrudniony w Holandii, który pracuje z Włoch. Jego funkcje mogą tworzyć placówkę we Włoszech.
Dyrektor R&D zatrudniony w Czechach, który mieszka w Polsce. Praca badawczo-rozwojowa wykonywana w Polsce może mieć skutki podatkowe dla tego kraju.
Dyrektor sprzedaży polskiej spółki, który od ponad roku pracuje ze Słowacji. Grupa nie ma tam formalnej obecności, a mimo to może pojawić się pytanie o udział Słowacji w zysku z dystrybucji.

Szczególnie wrażliwy jest model polskiej spółki dystrybucyjnej o ograniczonych funkcjach i ryzykach (tzw. limited risk). Taka jednostka otrzymuje stałe wynagrodzenie, a zysk przypisuje się podmiotom zarządzającym kluczowymi funkcjami. Jeżeli te funkcje wykonuje ktoś z innego państwa, podział zysku staje się przedmiotem sporu.

Drugi typowy przypadek to centrum usług wspólnych (SSC) w Polsce, w którym znaczna część zespołu pracuje zdalnie. Przy takim układzie możliwe jest powstanie PE w krajach, w których przebywają kluczowi pracownicy SSC.

Co to oznacza dla Ciebie?

Jeśli pracujesz w grupie kapitałowej i z różnych powodów wykonujesz pracę z innego kraju, zacznij od prostego audytu: w których państwach przebywasz, ile dni w roku i jakie funkcje wykonujesz. Dla działów finansów, HR i prawnych to podstawa do dalszej analizy.

Warto też pamiętać o nadchodzących zmianach. Modelowa Konwencja OECD i jej Komentarz mają zostać zaktualizowane pod koniec 2025 r., więc obecne podejście do pracy zdalnej może wkrótce wymagać rewizji. Firmy, które udokumentują, gdzie i jak pracują kluczowi ludzie, będą w lepszej pozycji zarówno wobec organów podatkowych, jak i we własnej polityce cen transferowych.