Workation w UE: wymogi prawne dla pracodawców i pracowników

Workation to wykonywanie obowiązków służbowych w trybie zdalnym z atrakcyjnej turystycznie lokalizacji za granicą, gdzie pracownik realizuje swoje zadania w godzinach pracy, korzystając z internetu i narzędzi do komunikacji na odległość. Po pandemii COVID-19, która upowszechniła pracę zdalną, workation ewoluował z niszy w realny element polityki zatrudnienia, ale wiąże się z złożonymi wymogami prawnymi i kadrowymi, które pracodawca musi spełnić zanim pracownik dotrze na lotnisko.

Kluczową zmianą porządkującą tę materię w Unii Europejskiej jest wejście w życie Porozumienia ramowego w sprawie transgranicznej pracy zdalnej 1 lipca 2023 r., zawartego na podstawie art. 16 ust. 1 Rozporządzenia (WE) nr 883/2004 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Instrument ten pozwala pracownikowi zachować przynależność do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych, mimo że praca jest częściowo wykonywana z terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Kiedy pracownik może pracować zdalnie z innego kraju bez zmian ubezpieczeń?

Przed wejściem w życie Porozumienia ramowego obowiązywała prosta zasada: pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w państwie, w którym fizycznie wykonuje pracę. Oznaczało to, że nawet kilka dni pracy z Niemiec czy Francji mogło rodzić obowiązek odprowadzenia składek w danym kraju. Porozumienie ramowe wprowadził wyjątek – pracownik może pozostać w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, mimo że część swojej pracy wykonuje z terytorium innego państwa członkowskiego UE, pod warunkiem że transgraniczna praca zdalna nie przekracza 50% całkowitego czasu pracy.

Na dziś do porozumienia przystąpiła większość państw UE i EOG, w tym Niemcy, Francja, Holandia, Austria, Belgia, Finlandia, Szwecja, Norwegia, Czechy, Słowacja, Słowenia i Chorwacja. Lista jest wciąż aktualizowana, dlatego każdorazowo przed planowanym workation warto zweryfikować jej aktualny stan.

Zaświadczenie A1 – dokument potwierdzający ubezpieczenia

Pracodawca (lub pracownik) musi złożyć wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia A1. Dokument ten potwierdza, że pracownik nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych i jest honorowany przez instytucje zabezpieczenia społecznego w innych państwach członkowskich. Brak tego dokumentu lub spóźniona jego aplikacja może skutkować obowiązkiem opłacenia składek w zagranicznym systemie zabezpieczenia społecznego, a w skrajnych przypadkach powstaniem zakładu podatkowego za granicą.

Opodatkowanie wynagrodzenia – odrębne reguły

Ważne jest zrozumienie, że Porozumienie ramowe reguluje wyłącznie kwestię ubezpieczeń społecznych. Opodatkowanie wynagrodzenia to odrębna dziedzina, rządząca się własnymi regułami.

Polska zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania ze wszystkimi państwami UE, co oznacza, że na ich podstawie wynagrodzenie pracownika pozostaje opodatkowane wyłącznie w Polsce, jeśli spełnione są łącznie trzy warunki:

Warunek	Opis
Liczba dni	Pracownik nie przekracza 183 dni pracy w kraju obcym w roku podatkowym
Miejsce pracy	Pracownik nie jest pracownikiem zakładu pracy (stałego miejsca prowadzenia działalności) w kraju obcym
Finansowanie	Wynagrodzenie jest finansowane przez pracodawcę mającego siedzibę w Polsce

Przekroczenie progu 183 dni skutkuje obowiązkiem podatkowym w kraju pobytu za cały ten okres, łącznie z wynagrodzeniem wypłaconym wcześniej. Dlatego tak istotne jest monitorowanie czasu przebywania pracownika za granicą przez pracodawcę.

Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Przepisy BHP nie zwalniają pracownika z obowiązków wyłącznie dlatego, że pracuje z innego kraju. Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od lokalizacji, musi spełniać określone wymogi lokalowo-techniczne – plaża, kawiarnia ani lotnisko nie są miejscami pracy w rozumieniu przepisów BHP.

Pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego dla miejsca pracy zdalnej, z kolei pracownik zobowiązany jest złożyć oświadczenie o warunkach BHP w miejscu jej wykonywania. Przy workation zagranicznym dochodzi do tego konieczność spełnienia wymogów kraju przyjmującego.

Praktyczny przykład: Workation w Chorwacji

Chorwacja jest jednym z popularniejszych kierunków workation wśród polskich pracowników i jednocześnie przykładem państwa, które przystąpiło do porozumienia ramowego, ale posiada własne, odrębne regulacje dotyczące pracy zdalnej. Chorwackie prawo pracy wymaga, by umowa lub aneks do umowy zawierały szereg elementów specyficznych dla tej formy zatrudnienia, niezależnie od tego, jakie prawo właściwe strony wybrały dla stosunku pracy.

Krok 1: Pozyskanie adresu miejsca pobytu

Pierwszym krokiem jest uzyskanie od pracownika dokładnego adresu miejsca pobytu w Chorwacji. Adres ten jest niezbędny do złożenia wniosku o zaświadczenie A1 oraz do wskazania miejsca wykonywania pracy zdalnej, czego wymagają zarówno przepisy polskie, jak i chorwackie.

Krok 2: Wniosek do ZUS

Po uzyskaniu adresu pracodawca (lub upoważniony dział HR) składa wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia A1. W przypadku decyzji odmownej ZUS pracodawca może ustalić z pracownikiem, że w danym okresie będzie on samodzielnie płatnikiem składek w chorwackim systemie ubezpieczeń społecznych, a pracodawca wypłaci wynagrodzenie bez potrącania składek społecznych i zdrowotnych za ten okres.

Krok 3: Dokumentacja w systemie kadrowym

W systemie HR (na przykładzie Enova) składane są dokumenty związane z pracą zdalną. Przygotowywane jest porozumienie zmieniające do umowy o pracę, wskazujące że w danym okresie praca będzie świadczona z terytorium Chorwacji pod konkretnym adresem.

Chorwackie przepisy wymagają, aby aneks precyzyjnie określał:

• Dokładny adres miejsca pracy
• Okres, w którym praca będzie wykonywana z Chorwacji
• Godziny pracy i sposób komunikacji z pracodawcą
• Potwierdzenie, że pracownik spełnia wymogi BHP w tym miejscu

Krok 4: Prawo właściwe dla stosunku pracy

Warto odnotować, że normy chorwackiego prawa pracy (czas pracy, limity urlopowe, minimalne wynagrodzenie) są w dużej mierze zbieżne z rozwiązaniami polskimi. Przy krótkoterminowym charakterze wyjazdu zasadne jest pozostanie przy stosowaniu polskiego prawa pracy, z formalnym uwzględnieniem chorwackich wymogów w dokumentacji.

Co to oznacza dla pracodawcy i pracownika?

Workation w obrębie Unii Europejskiej jest dziś realnie dostępne, a przy właściwym przygotowaniu ze strony pracodawcy i pracownika – bezpieczne dla obu stron stosunku pracy. Warunkiem jest jednak znajomość wymogów i prawa pracy państwa, w którym pracownik zamierza przebywać.

Dla pracodawcy oznacza to konieczność:

• Weryfikacji, czy docelowy kraj przystąpił do Porozumienia ramowego
• Złożenia wniosku o zaświadczenie A1 przed wyjazdem pracownika
• Monitorowania liczby dni przebywania pracownika za granicą (limit 183 dni rocznie)
• Przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego dla miejsca pracy zdalnej
• Uwzględnienia wymogów lokalnych (np. chorwackie wymogi w dokumentacji)

Dla pracownika oznacza to:

• Możliwość pracy zdalnej z atrakcyjnej lokalizacji bez utraty ubezpieczeń społecznych
• Zachowanie polskiego systemu podatkowego (jeśli nie przekroczy 183 dni)
• Obowiązek złożenia oświadczenia o warunkach BHP w miejscu pracy
• Konieczność spełnienia wymogów lokalnych kraju pobytu

Kodeks pracy nie zakazuje wykonywania pracy zdalnej z terytorium innego państwa – ta decyzja należy do pracodawcy. Jednak decyzja ta powinna być poprzedzona dokładną analizą wymogów prawnych, aby uniknąć nieprzewidzianych konsekwencji finansowych i administracyjnych dla obu stron stosunku pracy.