Wyrok NSA: pracownicy zdalni zagranicą bez zakładu podatkowego w Polsce

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 stycznia 2026 roku rozstrzygnął kwestię, która od lat niepokoi zagraniczne firmy technologiczne i start-upy zatrudniające pracowników zdalnych w Polsce: czy taka działalność tworzy zakład podatkowy zobowiązujący do rejestracji i rozliczeń w Polsce?

Odpowiedź brzmi: nie — pod warunkiem spełnienia konkretnych przesłanek.

Czym była sprawa rozpatrywana przez NSA?

Irlandzka spółka zajmująca się tworzeniem mobilnych gier strategicznych planowała zatrudnić dwóch pracowników na terenie Polski na umowy na czas nieokreślony. Pracownicy mieli pracować w pełni zdalnie, sami wybierając miejsce wykonywania pracy. Firma miała im dostarczyć laptopy i niezbędny sprzęt, ale pracownicy nie otrzymaliby pełnomocnictw do działania w imieniu spółki. Ich zadania obejmowały prace nad technologią backendową, narzędziami i architekturą gier — czyli czynności wspomagające główną działalność firmy.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że taka sytuacja prowadzi do powstania zakładu podatkowego w Polsce. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach początkowo przychylił się do stanowiska organu podatkowego. Jednak NSA zmienił tę ocenę.

Jakie były argumenty Sądu Najwyższego?

Sąd Najwyższy wskazał na trzy kluczowe elementy, które przesądzają o braku zakładu podatkowego:

Brak dysponowania miejscem pracy. NSA podkreślił, że sama dostawa sprzętu — nawet nowoczesnego laptopa — nie oznacza, że firma oddała pracownikowi przestrzeń do dyspozycji. Prawo do dysponowania miejscem pracy jest warunkiem sine qua non powstania zakładu podatkowego. Jeśli pracownik sam wybiera, gdzie będzie pracować (biuro domowe, kawiarnia, coworking), firma nie kontroluje tego miejsca.

Brak uprawnień reprezentacyjnych. Pracownicy nie mieli pełnomocnictw do działania w imieniu spółki. To oznacza, że nie reprezentowali firmy wobec stron trzecich i nie podejmowali decyzji biznesowych. Byli wykonawcami zadań technicznych, a nie przedstawicielami firmy.

Pomocniczy charakter czynności. Prace nad backendem, narzędziami i architekturą gier to czynności wspierające główną działalność spółki, a nie jej zasadnicza działalność. NSA powołał się na wcześniejsze wyroki (II FSK 609/22, II FSK 610/22, II FSK 163/23), które konsekwentnie rozstrzygały podobne sprawy na korzyść zagranicznych pracodawców.

Co to oznacza dla zagranicznych firm zatrudniających w Polsce?

Wyrok NSA ma znaczące implikacje praktyczne dla branży IT, usług biznesowych i startupów. Oto, na co powinny zwrócić uwagę zagranicznego firmy:

Aspekt	Warunek minimalizujący ryzyko zakładu podatkowego
Wybór miejsca pracy	Pracownik pracuje zdalnie, sam decyduje o lokalizacji
Kontrola przestrzeni	Firma nie dysponuje biurem ani stałym stanowiskiem w Polsce
Uprawnienia pracownika	Brak pełnomocnictw do reprezentacji firmy
Charakter pracy	Czynności pomocnicze, wspierające, nie zasadnicze dla biznesu
Wyposażenie	Dostarczenie sprzętu (laptop, oprogramowanie) nie tworzy „miejsca pracy”
Umowa o pracę	Pracownik zatrudniony na podstawie polskiego prawa pracy

Wyrok nie oznacza, że zagraniczna firma może zatrudnić pracownika w Polsce bez żadnych zobowiązań prawnych. Pracownik podlega polskiemu kodeksowi pracy, prawo do jego wynagrodzeń musi być wykazane w rozliczeniach, a firma powinna wypełniać obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi. Jednak brak zakładu podatkowego oznacza, że firma nie musi rejestrować się w Polsce jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą i nie podlega pełnym obowiązkom sprawozdawczym dla firm rezydentów.

Jakie są praktyczne konsekwencje dla czytelnika?

Jeśli pracujesz zdalnie dla zagranicznej firmy, wyrok NSA daje Ci pewność, że Twój pracodawca nie będzie narażony na dodatkowe obowiązki podatkowe wynikające z samego faktu Twojego zatrudnienia w Polsce. Oznacza to większą stabilność umowy, mniejsze ryzyko zmian warunków zatrudnienia z przyczyn formalnych i bardziej przejrzystą sytuację prawną.

Dla zagranicznych firm wyrok to sygnał, że mogą bezpiecznie zatrudniać specjalistów w Polsce bez obawy przed niespodziewanym uznaniem, że prowadzą działalność gospodarczą na terenie kraju. To szczególnie ważne dla branż, w których zdalna praca jest normą: programiści, projektanci UX/UI, specjaliści od danych, copywriterzy, specjaliści marketingu cyfrowego.

Jednocześnie wyrok podkreśla znaczenie dokumentacji i jasnych warunków umowy. Firma powinna wyraźnie określić, że pracownik pracuje zdalnie, że sam wybiera miejsce pracy, i że nie ma dostępu do stałego biura czy stanowiska w Polsce. Brak tej dokumentacji mogłaby skomplikować sytuację w przypadku kontroli organu podatkowego.

Wyrok NSA potwierdza, że prawo do dysponowania miejscem pracy, kontrola nad działalnością reprezentacyjną i charakter wykonywanych czynności to trzy filary, które oddzielają pracownika zdalnego od pracownika tworzącego zakład podatkowy. Dla pracowników i firm to wiadomość uspokajająca — zdalna praca dla zagranicznego pracodawcy nie musi oznaczać komplikacji podatkowych.